De A3-methode is een gestructureerde stapsgewijze aanpak voor het oplossen van Lean- en duurzaamheidsproblemen. Het oplossen van problemen is echter geen rechtlijnig maar veel meer een iteratief, zich steeds herhalend, proces. De A3 is dan ook een document waarvan de inhoud in de loop van de tijd zich ontwikkelt en verandert. Hierdoor ontstaan al gauw een tiental versies. De A3 bewaakt de rode draad van het project en stimuleert de discussie over het project met de betrokkenen binnen uw bedrijf.
A3 is beperkt tot de omvang van een A3-formaat. Het dwingt je beknopt te zijn. De A3 is een discussie document. Betrokkenen bij het probleem moeten zich er in herkennen. Het A3-verhaal is:
Figuur 1.
Toelichting
De eerste stap (Aanleiding) is het beschrijven van de context van het probleem. Wie ligt er wakker van het probleem, wie wil de performance verbetering graag bereiken? Hoe groot is het probleem nu? Wat is het waard om eraan te werken? Wat merken de klanten van het probleem? Welke klantwaarde wordt aangetast? De klantwaarde wordt hier uitgedrukt in performance indicatoren met betrekking tot kwaliteit, levertijd/leverperformance en kosten-
Deze indicatoren worden later tijdens het verbeterproces gebruikt om te beoordelen of de ingevoerde maatregelen het gewenste effect hebben.
Te beantwoorden vragen
Te gebruiken tools
Toelichting
De huidige situatie beschrijft op visuele wijze het proces waar het probleem zich voordoet. (Niet) Waarde toevoegende activiteiten worden geïdentificeerd. Hierdoor wordt duidelijk waar in het proces zich de problemen voordoen. Het probleem wordt in meer detail (in vergelijking met de aanleiding) beschreven en gekwantificeerd. De uitkomst hiervan kan leiden tot wijziging of aanscherping van de aanleiding (het is een iteratief proces).
Te beantwoorden vragen
Te gebruiken tools
Toelichting
Op het moment dat het probleem voldoende gedetailleerd en kwantitatief is gemaakt kunnen de doelen van het project SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden) geformuleerd worden. Van belang is dat de gestelde doelen aansluiten bij de bedrijfsdoelstellingen en bij de richting (lange termijn visie) waarin de organisatie zich ontwikkeld (True north).
Te beantwoorden vragen
Te gebruiken tools
Toelichting
In de analyse stap wordt gezocht naar de root causes van het probleem. De “Analyse” stap vraagt dan ook behoorlijk wat aandacht en tijd. Voor de analyse wordt gebruik gemaakt van verschillende analyse methoden[1], van eenvoudige tot complexe. Zoals bijvoorbeeld de 5 X Why, Pareto en allerhande statistische analyses. Een visuele verbeelding (probleemkluwen; visgraatdiagram) van gevolg en oorzaken helpt hier bij het vormen van een gedeeld beeld.
Te beantwoorden vragen
Te gebruiken tools
Toelichting
De tegenmaatregelen moeten in principe de grondoorzaken elimineren of als dit niet mogelijk is de gevolgen hiervan beperken. Om te voorkomen dat de tegenmaatregelen bestaan uit een aantal losse onsamenhangende maatregelen moet eerst het toekomstige proces worden ontworpen. De huidige situatie, doelstellingen en de grondoorzaken vormen de ingrediënten voor het ontwikkelen van de toekomstige situatie(Future State). Echter vanuit de lean filosofie zijn er richtlijnen en methoden die helpen bij het ontwikkelen van de toekomstige situatie, bijvoorbeeld “Sleutelvragen voor de future state” (Rother, 2003).
Te beantwoorden vragen
Te gebruiken tools
Toelichting
Om de toekomstige situatie te realiseren moet een implementatieplan gemaakt worden. Beschreven worden de activiteiten die moeten worden uitgevoerd. De in tijd dichtbij zijnde activiteiten worden specifiek beschreven, de verder verwijderde globaler. De A3 hangt bij voorkeur in de buurt waar de verbeteringen worden doorgevoerd. Betrokkenen kunnen dan ten alle tijden zien wat wordt opgepakt en kunnen hierop reageren en anticiperen.
Te beantwoorden vragen
Te gebruiken tools
Toelichting
De laatste stap in de A3-methode en op de A3 is de “Vervolg acties / Borging” (follow-up). De belangrijkste issues zijn hier: hoe en wanneer worden de resultaten gemeten en geëvalueerd?, welke aanpassingen zijn nodig?, hoe borgen we het nieuwe proces (standardize work)? en welke vervolg projecten zijn nodig om dichter bij de lange termijn Visie (True North) te komen.
Te beantwoorden vragen
Te gebruiken tools
[1] Analyse methode en modellen kunnen ook in andere stappen worden toegepast.
In 2016 is een groep van 48 personen getraind in het gebruik van de A3-methode. Deze methode hebben ze vervolgens gehanteerd bij de uitvoering van opdrachten tot organisatorische prestatieverbetering (met een doorlooptijd van een aantal maanden). Na afloop van de opdrachten zijn deze personen ondervraagd over hun ervaringen met het gebruik van de A3. Daaruit bleek dat 80% het gebruik van de A3 positief waardeert (score 4 of 5; zie figuur 2). Hierbij benoemden ze vooral de A3 als communicatiemiddel en het afdwingen van de gestructureerde aanpak als krachtig (zie figuur 3). Tegelijkertijd wordt het als uitdagend ervaren om kort en bondig te formuleren, zodat de hele verbetercyclus in het A3-formaat past. Wel wordt erkend dat daarmee wordt afgedwongen om tot de kern te komen, en om hoofdzaken van bijzaken te onderscheiden.
Door middel van de onderstaande links zijn twee voorbeelden van A3’s opgenomen van frisdrank bedrijf de Opfrisser en SHS luchtverwarmers.