X-matrix
Wat is een X-matrix?
De X-matrix is een tool die helpt bij het consistent vertalen van de organisatiedoelen, via doelen op lager organisatorisch niveau (afdelingen en/of medewerkers), naar verbeterinitiatieven. De matrix geeft een goede eerste indicatie of het geheel aan verbeterinitiatieven inderdaad gaat leiden tot realisatie van alle organisatiedoelen; het wordt inzichtelijk gemaakt welke organisatiedoelstellingen onvoldoende worden gedekt door verbeterinitiatieven.
De missie en de visie van de organisatie leiden in de strategievorming tot lange termijn organisatiedoelen. Missie- en visie-statements zijn vaak vrij algemeen en op hoog niveau geformuleerd. Zo luidt de doelstelling van Unilever[1] bijvoorbeeld: “Wij vinden dat wij om te slagen hoge gedragsnormen moeten aanhouden ten opzichte van iedereen met wie we werken, de samenleving en het milieu.” (Unilever, 2017). Voor een productiemedewerker is dit weinig richtinggevend. Het is daarom van belang dat missie, visie en organisatiedoelstellingen vertaald worden naar meer concrete doelstellingen, verbeterinitiatieven en Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s) op afdelings-/team- of zelfs individueel niveau. Dat schept voor iedereen in de organisatie een helder beeld op welke manier hij/zij kan bijdragen aan de doelen van de organisatie. Dit is een randvoorwaarde om de brede betrokkenheid van alle medewerkers te krijgen bij het realiseren van de organisatiedoelstellingen.
Hoe werkt een X-matrix?
In de bovenstaande afbeelding staat een voorbeeld van een uitgewerkte X-matrix weergegeven. Er zijn verschillende varianten van een X-matrix in omloop, maar het achterliggende idee is hetzelfde: een consistente en stapsgewijze vertaling van strategische doelstellingen naar concrete verbeterinitiatieven.
Een X-matrix wordt als volgt vastgesteld:
Stap 1: Bepaal de lange termijn (3-5 jaars) strategische doelstellingen (de groene cellen in de bovenstaande X-matrix).
Stap 2: Vertaal de bij stap 1 opgestelde strategische doelen naar doelen voor het komende jaar (oranje cellen). De relatie tussen de strategische doelen en de jaardoelen wordt aangegeven door op het snijpunt een zwart bolletje te zetten.
Stap 3: Stel de verbeterinitiatieven op die moeten leiden tot het bereiken van de jaarlijkse doelen (gele cellen); ook hier wordt een verbinding gelegd door middel van bolletjes.
Stap 4: Vertaal de verbeterinitiatieven naar KPI’s (donkerblauw) en koppel deze aan personen of afdelingen (lichtblauw). De X-matrix maakt inzichtelijk op welke wijze de medewerkers van de verschillende afdelingen een bijdrage leveren aan de organisatiedoelen. In sommige X-matrices wordt er bij het koppelen naar personen nog een onderscheid gemaakt tussen primaire- en secundaire verantwoordelijkheid. Vervolgens kan deze X-matrix verder uitgewerkt worden naar lagere niveaus in de organisatie.
Integratie van Lean en Duurzaamheid in één X-MATRIX
Lean en Duurzaamheid vullen elkaar aan en versterken elkaar in bedrijven. Het is daarom van belang om Lean en Duurzaamheid te integreren in één X-matrix. Het kan echter ook zo zijn dat een verbeterinitiatief bijdraagt aan het bereiken van meerdere doelstellingen. In de bovenstaande X-matrix is een voorbeeld gegeven van een bedrijf met twee doelstellingen die betrekking hebben op Lean (doorlooptijdsverkorting en kwaliteitsverbetering) en één doelstelling met betrekking tot Duurzaamheid (CO2-reductie). In dit voorbeeld ondersteunt een verbeterinitiatief verschillende doelen; het is dus van belang om Lean en Duurzaamheid al in de strategie-uitrol te integreren in plaats van het als twee losstaande zaken te zien.
Aan de slag!
X-matrix template 1
X-matrix template 2